Amazon üzerinden Birleşik Krallık’a satış yapan işletmeler için vergi uyumluluğu son yıllarda çok daha önemli hale geldi. Özellikle 1 Ocak 2021 itibarıyla yürürlüğe giren e-ticaret KDV düzenlemeleri ile birlikte Amazon, satıcıların Birleşik Krallık’ta gerçekten faaliyet gösterip göstermediğini belirlemek amacıyla çeşitli belge doğrulama süreçleri uygulamaya başlamıştır. Bu kapsamda satıcılardan şirket bilgileri, operasyon kanıtları, kimlik belgeleri ve vergi kayıtları gibi farklı dokümanlar talep edilebilmektedir.
Peki Amazon neden bu belgeleri talep ediyor? Amazon satıcılarının Birleşik Krallık’ta “established” sayılması için hangi şartları karşılaması gerekir? Bu belgeler hangi durumlarda zorunludur ve süreci doğru şekilde nasıl tamamlayabilirsiniz? Netpoint Digital uzman ekibi tarafından hazırlanan bu yazıda, Amazon’un talep ettiği belgelerden doğrulama sürecine kadar merak edilen tüm bu soruların yanıtlarını bulabilirsiniz.
1 Ocak 2021 itibarıyla yürürlüğe giren Birleşik Krallık e-Ticaret KDV (VAT) düzenlemesi kapsamında Amazon, belirli satışlarda KDV’nin tahsil edilmesinden ve vergi otoritelerine iletilmesinden sorumlu hale gelmiştir.
Bu düzenleme özellikle Amazon üzerinden satış yapan uluslararası satıcıları yakından ilgilendirmektedir.
VAT Numarası
VAT, İngilizce “Value Added Tax” yani Katma Değer Vergisi anlamına gelir. Avrupa Birliği (AB) ve İngiltere’de ticaret yapan işletmeler için zorunlu bir vergi türüdür. Temel olarak, VAT, bir ürün veya hizmetin satışında eklenen vergiyi ifade eder ve nihai tüketici tarafından ödenir. İşletmeler, bu vergi sisteminde hem satışlarından tahsil ettikleri VAT’i hem de tedarikçilerden ödedikleri VAT’i yönetir. Bu mekanizma, işletmelerin yalnızca katma değer üzerinden vergi ödemesini sağlar ve dolaylı vergi sisteminin adil ve şeffaf işlemesini destekler. Bu konu hakkında detaylı bilgiye "VAT Number Nedir?" sayfasından ulaşabilirsiniz.
Amazon’un VAT Tahsil Ettiği Durumlar
Amazon, aşağıdaki durumlarda müşteriden UK VAT (KDV) tahsil ederek doğrudan Birleşik Krallık vergi otoritelerine aktarır:
Ürünlerin Birleşik Krallık dışındaki depolardan gönderilmesi: Sipariş değeri £135 veya altında ise.
Ürünlerin Birleşik Krallık içindeki bir depodan gönderilmesi: Satıcı KDV açısından Birleşik Krallık’ta “established” (kurulu) sayılmıyorsa, ürün değeri ne olursa olsun.
Bu durumlarda:
- Amazon, KDV’yi müşteriden ödeme aşamasında tahsil eder.
- Satıcıya yapılan ödemelerde KDV tutarı yer almaz.
- Satıcının bu KDV’yi HMRC’ye ayrıca beyan etmesine veya ödemesine gerek yoktur.
Bu sistem genel olarak UK VAT on e-Commerce (VOEC benzeri model) olarak adlandırılır.
“UK’te Kurulu Olma (Establishment)” Nedir?
Amazon’un bu düzenlemeyi doğru uygulayabilmesi için satıcıların Birleşik Krallık’ta KDV açısından “established” olup olmadığını belirlemesi gerekir.
Bir işletmenin UK’te kurulmuş sayılabilmesi için: İşletmenin fiziksel olarak Birleşik Krallık’ta faaliyet göstermesi ve Yeterli operasyonel kaynaklara sahip olması (ofis, çalışan, operasyon altyapısı vb.)
gerekmektedir. Sadece Birleşik Krallık’ta kurulmuş bir şirketinizin olması, eğer ülkede gerçek bir operasyonunuz yoksa “UK’te established” sayılmanız için yeterli değildir.
Amazon Satıcılardan Hangi Belgeleri İsteyebilir?
Amazon, satıcıların UK’te kurulmuş olup olmadığını doğrulamak için bazı belgeler talep edebilir.
Bu belgeler genellikle şunlar olabilir:
- Şirket faaliyet adresi belgeleri
- Ofis veya depo sözleşmeleri
- Operasyonel faaliyet kanıtları
- Çalışan bilgileri
- Daha önce Amazon’a sunulan şirket kayıt belgeleri
Amazon’un amacı, satıcının gerçekten UK içinde faaliyet gösterip göstermediğini tespit etmektir.
Eğer UK’te Kurulu Değilseniz Ne Yapmalısınız?
Eğer işletmeniz UK’te KDV açısından kurulmuş sayılmıyorsa, Amazon sizden belge istemez.
Bunun yerine:
- Account Health sayfasında bulunan bildirimden işletmenizin UK’te established olmadığını belirtmeniz gerekir.
- Bu durumda Amazon, 1 Ocak 2021’den itibaren UK e-ticaret KDV kuralları kapsamına giren satışlar için ödenmemiş KDV tutarlarını hesaplayabilir.
- Gerekli olması halinde Amazon, bu geçmiş KDV tutarlarının ödenmesi için satıcıyı bilgilendirir ve sonraki adımları bildirir.
Genellikle bu bildirim, başvurudan yaklaşık bir hafta içinde yapılır.
Amazon UK Satıcıları İçin “UK’te Kurulu Olma” Kanıtı: Gerekli Belgeler
Amazon’da satış yapan işletmeler, hesaplarını şirket, ortaklık veya benzeri bir tüzel yapı üzerinden yönetiyorlarsa, Amazon bazı durumlarda Birleşik Krallık’ta gerçekten faaliyet gösterdiklerini kanıtlayan belgeler talep edebilir. Bu belgeler, satıcının UK VAT (KDV) düzenlemeleri kapsamında “Birleşik Krallık’ta kurulu (established)” olup olmadığını belirlemek amacıyla istenir. Amazon’un talep edebileceği belgeler aşağıdaki başlıklarda toplanmaktadır.
1. VAT (KDV) Kaydı Kanıtı
Eğer işletmeniz KDV mükellefi ise, VAT numaranıza ait kayıt belgesini Amazon’a sunmanız gerekir. Belgede şu bilgilerin uyumlu olması gerekir:
- HMRC VAT numarası kontrol sistemindeki (VRN Checker) şirket adı, Amazon Seller Central’daki şirket adıyla aynı olmalıdır.
- HMRC’de kayıtlı adres, Amazon hesabınızdaki adresle uyumlu olmalıdır.
Eğer bu bilgiler uyuşmazsa Amazon belgeyi kabul etmeyebilir. Bu durumda bir vergi danışmanı ile çalışarak bilgilerinizi güncellemeniz gerekebilir.
VAT Kaydınız Yoksa
Eğer işletmeniz bulunduğu ülkede KDV kayıt eşiğinin altında olduğu için VAT kaydı yaptırmak zorunda değilse, bu durumu Amazon’a açıklamanız gerekir.
Ayrıca aşağıdaki durumlar için de açıklama yapılmalıdır:
- KDV kaydından muafsanız
- Yerel mevzuat gereği KDV kaydı yaptırmanız gerekmiyorsa
Bu durumlarda vergi otoriteleri tarafından verilen muafiyet yazısı gibi destekleyici belgeler sunmanız gerekir.
2. Birleşik Krallık’ta Fiziksel Faaliyet Kanıtı
Amazon, beyan ettiğiniz UK iş adresinde gerçekten faaliyet gösterdiğinizi kanıtlamanızı isteyebilir. Bunun için iki farklı kategoriden birer belge sunmanız gerekir.
Kategori A: Güncel yıl için düzenlenmiş UK council tax faturası veya business rates faturası veya Son 180 gün içinde düzenlenmiş bir utility (elektrik, su, gaz vb.) faturası veya Paylaşımlı ofis veya kiralık iş yeri kullanıyorsanız
Kira sözleşmesi / En az 6 aylık kira ödeme faturaları. Bu belgeler Şirket adına veya Şirket direktörü/ortağı adına düzenlenmiş olmalıdır.
Kategori B: İşletmenin faaliyet gösterdiği adrese üçüncü bir taraf tarafından kesilmiş bir fatura, Son 180 gün içinde düzenlenmiş olmalıdır, Şirket adına kesilmiş olmalıdır. Bağlantılı şirketler tarafından kesilen faturalar kabul edilmez. Eğer belgeler şirket direktörü veya ortağı adına ise, ilgili kişinin UK Companies House kayıtlarında yer alması gerekir.
Önemli bir not: Sanal ofis veya posta yönlendirme adresleri, Amazon tarafından gerçek iş yeri kanıtı olarak kabul edilmez.Bu nedenle fiziksel bir iş adresi kanıtı sunmanız gerekir.
3. UK Companies House Şirket Kaydı Kanıtı
Şirketinizin Birleşik Krallık ticaret sicilinde (Companies House) kayıtlı olduğunu gösteren bir belge sunmanız gerekir. Belgenin şu bilgileri içermesi gerekir: Şirket yöneticileri veya ortakları, Şirket adı, Şirket kayıt numarası, Şirket türü, Seller Central’daki bilgilerle uyumlu olması
Ayrıca; Belge resmi bir kurum tarafından verilmiş olmalıdır, Şirket adına düzenlenmiş olmalıdır, Okunabilir olmalıdır, Geçerli olmalıdır, Eğer özel bir geçerlilik süresi yoksa son 180 gün içinde düzenlenmiş olmalıdır
Önemli not: Eğer bilgiler Seller Central ile uyuşmuyorsa Amazon belgeyi kabul etmeyebilir.
4. Şirket Direktörleri / Ortakları İçin Kimlik ve UK İkamet Kanıtı
Amazon, şirket yöneticilerinin kimliklerini ve Birleşik Krallık’ta ikamet ettiklerini kanıtlayan belgeler isteyebilir;
Kimlik Kanıtı
(Geçerli pasaport, Geçerli sürücü belgesi, Ulusal kimlik kartı, Oturma izni). Belgenin şu özelliklere sahip olması gerekir: Devlet tarafından verilmiş fotoğraflı kimlik olması, Süresinin dolmamış olması, Ad, doğum tarihi, doğum yeri ve vatandaşlık bilgilerini içermesi, Kimlik numarası ve son geçerlilik tarihini içermesi, İmzalı olması.
Birleşik Krallık İkamet Kanıtı
Şu belgelerden biri sunulabilir: UK fotoğraflı sürücü belgesi (adresli), Güncel council tax faturası, Son 180 gün içinde düzenlenmiş utility faturası, Mortgage (konut kredisi) ekstresi, TV licence yazısı veya ödeme planı, Seçmen kayıt belgesi (electoral roll), Son 180 gün içinde düzenlenmiş sabit hat telefon faturası.
Eğer direktörlerden biri UK’te ikamet etmiyorsa, bunu yazılı olarak belirtmeniz yeterlidir. Bu durumda ek belge sunmanız gerekmez. Amazon ayrıca gerek görürse direktörün göreve başlama tarihini doğrulamak için ek belgeler talep edebilir.
5. Daimi Çalışan ve UK Banka Hesabı Kanıtı
Eğer şirketinizde hiçbir direktör Birleşik Krallık’ta ikamet etmiyorsa, Amazon aşağıdaki iki kategoriden birer belge isteyebilir.
Kategori A: HMRC’den alınmış ve PAYE kaydını gösteren yazışma (180 günden eski olmamalı), HMRC PAYE ödeme talebi veya
PAYE beyanı ekran görüntüsü + çalışan maaş bordrosu (180 günden eski olmamalı), Güncel yıl için P60 belgesi. Bu belgelerden herhangi biri olabilmektedir.
Önemli: Sadece PAYE başvurusu yeterli değildir. Başvurunun HMRC tarafından işlenmiş ve referans numarası verilmiş olması gerekir.
Amazon ayrıca çalışanın işe başlama tarihini doğrulamak için ek belgeler isteyebilir.
Kategori B: Şirket adına düzenlenmiş banka hesap ekstresi , Ortaklık veya kuruluş adına banka ekstresi , Şirket direktörü veya ortağı adına banka ekstresi , Belgenin son 180 gün içinde düzenlenmiş olması gerekir.
Sıkça sorulanlar
Gerekli tüm belgeleri sunmak için ne kadar sürem var?
Amazon’dan bildirim aldıktan sonra, işletmenizin Birleşik Krallık’ta (UK) kurulmuş olup olmadığını belirlemek amacıyla talep edilen tüm belgeleri sunmanız için 60 gün süreniz bulunmaktadır. Bu süre içerisinde belgelerin eksiksiz olarak iletilmesi gerekmektedir.
60 gün içinde yanıt vermezsem ne olur?
Eğer 60 gün içinde Amazon’a yanıt vermezseniz, Amazon işletmenizin Birleşik Krallık’ta kurulmuş olmadığını varsayabilir. Bu durumda Amazon, belirlenen tarihten itibaren yaptığınız tüm satışlarda UK VAT (KDV) tahsil etmeye başlayabilir. Ayrıca Amazon, 1 Ocak 2021 tarihinden itibaren yapılan satışlar için ödenmemiş KDV tutarlarını da sizden talep edebilir.
Neden bu belgeleri şimdi sunmam isteniyor?
Amazon, satış yapan işletmeleri düzenli olarak incelemekte ve satıcıların Birleşik Krallık’ta kurulmuş olup olmadığını belirlemek için zaman zaman ek belgeler talep edebilmektedir. Bu değerlendirme yalnızca şu anda değil, gelecekte de belirli aralıklarla tekrar yapılabilir.
Amazon hesabım için Birleşik Krallık’ta bir şirket kurdum ancak işletmem fiziksel olarak başka bir ülkede faaliyet gösteriyor. Bu durumda UK’te kurulmuş sayılır mıyım?
Hayır. KDV açısından Birleşik Krallık’ta kurulmuş sayılabilmeniz için işletmenizin Birleşik Krallık’ta gerçek ve yeterli fiziksel operasyonlara sahip olması gerekir. Sadece Birleşik Krallık’ta kurulmuş bir şirketinizin olması, tek başına bu şartı karşılamak için yeterli değildir.
Bu kontroller yapılırken neden para transferlerim (disbursements) durduruluyor?
Amazon, gerekli doğrulama süreçleri tamamlanana kadar hesap ödemelerini geçici olarak durdurabilir. Bu nedenle belgeleri mümkün olan en kısa sürede iletmeniz, hesabınızın normal şekilde çalışmaya devam etmesi açısından önemlidir.
VAT kayıt eşiğinin altındayım. Neden yine de bu belgeleri sunmam gerekiyor?
VAT kayıt eşikleri yalnızca Birleşik Krallık’ta kurulmuş işletmeler için geçerlidir. Amazon’un talep ettiği belgeler ise işletmenizin vergi açısından Birleşik Krallık’ta kurulmuş olup olmadığını doğrulamak amacıyla istenir. Bu nedenle belge kontrolü, VAT kaydı zorunlu olsun veya olmasın, Amazon pazar yerlerinde satış yapan tüm satıcılar için geçerli olabilir. 1 Ocak 2021 tarihinden itibaren Amazon, Birleşik Krallık’ta kurulmamış satıcıların UK müşterilerine gönderilen ürün satışlarında KDV tahsil etmekle yükümlüdür.